Jazz Pharmaceuticals

  • HR Manager, France & Belgium – Part time 18 month contract

    Job Post Information* : Posted Date 1 month ago(12/17/2018 8:53 AM)
    ID
    2018-4002
    # of Openings
    1
    Min. Exp. (Yrs)
    5
    Category
    Corporate
    Advertised Location : Location
    FR-Lyon
    Job Post Information* : External Company Name
    Jazz Pharmaceuticals
    Job Post Information* : External Company URL
    https://www.jazzpharma.com/
    Advertised Location : Address
    84 quai Charles de Gaulle
    Advertised Location : Postal Code
    69006
  • Overview

    Jazz Pharmaceuticals est une société biopharmaceutique internationale axée sur l’amélioration de la vie des patients par l’identification, le développement et la commercialisation de produits pertinents pour répondre aux besoins médicaux insatisfaits. Nous continuons à développer notre portefeuille de produits commerciaux et notre pipeline de recherche et développement dans des domaines thérapeutiques où nous sommes en mesure d’exploiter notre expertise unique.


    Nos domaines thérapeutiques prioritaires comprennent le sommeil et l’hématologie/l’oncologie – des domaines dans lesquels nous avons une compréhension approfondie du parcours du patient ainsi qu’une suite de produits et de produits candidats pour répondre aux besoins essentiels.


    Nous recherchons actuellement les meilleurs talents possibles pour leur demander de se joindre à notre équipe. Si vous désirez faire partie d’une entreprise qui s’engage sans relâche à améliorer la vie des patients tout en fournissant un milieu de travail agréable, nous vous invitons à explorer nos possibilités de carrière et à vous renseigner sur Jazz Pharmaceuticals.

    Position Profile

    Le responsable des Ressources Humaines (RH) en France apporte un support global en termes de gestion des ressources humaines pour ce pays, en phase avec les enjeux et besoins de la filiale et la vision globale RH du laboratoire. Le responsable des Ressources Humaines s’assure que les fonctions RH sont menées de façon optimale en respectant pleinement les évolutions législatives et le droit du travail français. Dans cette fonction, cette personne est le point de contact initial et habituel pour toutes demandes relatives à un sujet RH pour l’ensemble des employés et apporte un soutien au jour le jour à tous les employés. Le Responsable RH participe activement à l’équipe Globale des Ressources Humaines.

    Fonctions principales

    Support RH

    • Fournir un soutien complet RH tout au long du cycle d'emploi - recrutement, intégration, coordination de la gestion des talents, formation, sortie.
    • Aider à la bonne compréhension de l’environnement français et suivre les évolutions.
    • Soutenir les opérations RH - fournir tous les documents nécessaires aux nouveaux employés à la fin du processus de recrutement et travailler en étroite collaboration avec les opérations des ressources humaines en Europe et le Général Manager France/Belgique.
    • S’assurer du respect des accords sur le temps de travail au sein de l’entreprise.
    • Rassembler toutes les informations nécessaires pour le traitement de la paie, en informant mensuellement EU/ROW Payroll de tout besoin spécifique (bonus, primes…).
    • Tenir à jour un registre complet des employés en conformité avec les procèdures de Jazz Pharmaceuticals, tels que la gestion des dossiers dans l’outil JazzShare.
    • Préparer la documentation relative aux ressources humaines pour chaque employé (contrats de travail, lettres relatives à la modification des conditions d'emploi, documents de licenciement) et notifier en temps utile de toutes les étapes nécessaires aux autorités françaises, conformément aux exigences légales.
    • Préparer les différents indicateurs RH (obligatoires et  nécessaires).
    • Surveiller la mise en œuvre des congés (notamment pour cause de maladie et /ou d'accident du travail) et l'accomplissement des formalités nécessaires auprès des organismes d'assurance maladie.
    • Planifier les visites médicales de suivi conformément à la réglementation: établir un calendrier pour s’assurer que chaque employé participe à une visite en accord avec la réglementation et quand cela est nécessaire (embauche, après une longue période de congé de maladie).
    • Gérer  les éventuelles ruptures conventionnelles et licenciements : établissement du "solde tout compte", attestation d'emploi, attestation de l'agence de placement, enregistrement de l'annulation de l'employé pour tous les organismes sociaux et d'assurances, selon les besoins...
    • Etre le premier point de contact pour la Direction du pays sur les sujets RH et HRBP EU & ROW sur des solutions tactiques aux problèmes des employés.
    • Apporter des solutions et recommandations en fonction de l’évolution de l’entreprise.

    Plan de formation

    • Collecter et centraliser les requêtes de formation des employés validées par leurs managers.
    • Déterminer les actions à mener : identification des sources de formation et classification des initiatives de formation en deux catégories: Formations professionnelles obligatoires et non obligatoires
    • Gérer le coût du plan de formation, classification dans chaque catégorie pour intégrer les demandes dans les prévisions de formation.
    • Créer les bons de commande et suivre les dépenses/remboursement et garantir une affectation correcte des factures liées à la formation.
    • Présenter le plan de formation validé aux représentants du personnel si nécessaire.
    • Assurer les demandes préliminaires de couverture à un organisme de formation afin de déterminer si la formation est éligible à un remboursement.
    • Assurer le suivi du remboursement du coût de la formation.
    • Assurer une collecte effective des justificatifs des formations suivies pour documenter de façon individuelle les formations de tous les employés dans l’outil JazzLearn.

    Rôle auprès des Représentants du Personnel

    Connaissances, compétences et capacités requises

    Anglais professionnel (parlé, écrit)

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    The HR Manager in France provides overall HR support at a local level to French affiliate in line with business needs and overall global HR agenda. The HR Manager is responsible to smooth running of the HR function locally, in strict compliance with French employment law requirements. The job holder is the first point of contact for any enquiries from the management and employees, providing essential day-to-day support to the business and employees, and is a valued member of a global HR team.

    Essential Functions:

    HR support:

    • Provide full support of HR function throughout employment cycle – recruitment, onboarding, coordination of talent management and through exit
      • HR Operations support – providing all necessary documents for new hires upon completion of recruitment process, working in close collaboration with HR Operations EU&RoW
      • Collating all necessary information for payroll run, reporting to EUROW Payroll on any specific requirements each month
      • Keeping a full register of employees on ongoing basis and in line with Jazz processes, such as maintaining JazzShare folders with employees’ records
    • Preparation of HR documents for each employee (employment contracts, letters in relation to change of Terms and conditions of employment, termination documents) and timely reporting of all necessary steps to French authorities in line with legal requirements
    • Assisting in preparation of various HR Metrics necessary for effective decision making process by the leadership
    • Monitor the implementation of leave as a result illness and\or work accident and completion of any necessary formalities with health insurance organisations
    • Follow up medical visits in accordance with the regulatory: set up a calendar to ensure that each employee attends a visit every 5 years and each time it is mandatory (hire, after a long period of sick leave
    • Management of employee terminations: ensure of "solde tout compte", attestation of employment, certificate for the employment agency, register the cancellation of the employee for all the social and insurance organisations, as required.
    • Be a first point of contact for the country management and HRBP EU&ROW on tactical solution on employees’ issues

    Training plan

    • Collection and centralization of the training queries of the employees,
    • Determine the actions to be led: identification of the sources of training and classification of training initiatives in two categories 1) Skills training; 2) Statutory mandatory training
    • Costing of the training plan, classification to each category to integrate the demands in the training forecast ,
    • Creating POs/PRs in Jazz system to ensure correct allocation of invoices related to training
    • Presentation of the plan to the work representatives,
    • Ensure the preliminary demands of coverage to the organism in order to determine if the training is eligible to reimbursement ,
    • Ensure the follow-up of the refunding of the cost of the training.

    Work representatives

    • Preparation of the invitations for the monthly work representatives meetings,
    • Preparation and assistance of a Jazz representative to the monthly meetings with the work representatives
    • Support of the management to analyse and answer to the work representatives queries,
    • Writing of the minutes of the work representatives meetings
    • Distribution of the minutes of the meetings to the company's management, to the work representatives, and possibly to the employees.

    Required Knowledge, Skills, and Abilities

    • Ability to demonstrate a strong knowledge of French employment law and its application in a dynamic business environment
    • Ability to work within ambiguous and fast paced environment, adaptable to change

    Required/Preferred Education and Licenses

    • Relevant qualification as HR professional

    Jazz Pharmaceuticals is an Equal Opportunity Employer.

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