Jazz Pharmaceuticals

  • Customer Services Associate

    Job Post Information* : Posted Date 1 month ago(4/26/2018 11:34 AM)
    ID
    2018-3524
    # of Openings
    1
    Category
    Commercial - EU/RoW
    Advertised Location : Location
    FR-Lyon
    Job Post Information* : External Company Name
    Jazz Pharmaceuticals
    Job Post Information* : External Company URL
    https://www.jazzpharma.com/
    Advertised Location : Address
    84 quai Charles de Gaulle
    Advertised Location : Postal Code
    69006
  • Overview

    Jazz Pharmaceuticals est une société biopharmaceutique internationale axée sur l’amélioration de la vie des patients par l’identification, le développement et la commercialisation de produits pertinents pour répondre aux besoins médicaux insatisfaits. Nous continuons à développer notre portefeuille de produits commerciaux et notre pipeline de recherche et développement dans des domaines thérapeutiques où nous sommes en mesure d’exploiter notre expertise unique.


    Nos domaines thérapeutiques prioritaires comprennent le sommeil et l’hématologie/l’oncologie – des domaines dans lesquels nous avons une compréhension approfondie du parcours du patient ainsi qu’une suite de produits et de produits candidats pour répondre aux besoins essentiels.


    Nous recherchons actuellement les meilleurs talents possibles pour leur demander de se joindre à notre équipe. Si vous désirez faire partie d’une entreprise qui s’engage sans relâche à améliorer la vie des patients tout en fournissant un milieu de travail agréable, nous vous invitons à explorer nos possibilités de carrière et à vous renseigner sur Jazz Pharmaceuticals.

    Position Profile

    L’intérêt de cette fiche de poste est de faire état des fonctions principales et essentielles au poste, ainsi que des exigences attendues, afin de fournir au titulaire du poste une vue d’ensemble sur ses missions, ses objectifs, et son positionnement dans l’entreprise.

    Il est entendu que cette fiche de poste n’a pas vocation à décrire toutes les fonctions, connaissances, qualités, compétences ou conditions de travail requises pour ce poste, et ne saurait être retenue comme seul critère de référence pour l’exercice des fonctions et des missions par le titulaire du poste.

    Cette fiche de poste sera remise à chaque nouvel entrant occupant l’emploi indiqué dans l’intitulé du poste.

    Finalités de la mission:

    L’Assistant Service Clientèle travaillera en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe Service Clientèle et le Responsable Service Clientèle sur la gestion des activités du service pour la région Business Partner Markets. Ces activités comprennent notamment la gestion des commandes, la facturation, la gestion et résolution des litiges et déviations, la vérification des prix et de la traçabilité dans le système. Il devra conduire ces opérations conformément aux SOP et procédures internes en vigueur. Il devra également assurer un support aux clients internes et externes de JAZZ Pharmaceuticals, efficace et réactif.     

    Il sera également en relation quotidienne avec les collaborateurs du Service Clientèle des autres entités et assurera un soutien ou un remplacement quand cela est nécessaire.

    L’Assistant Service Clientèle mènera sa mission en coordination avec les départements des fonctions supports (Supply Chain, Finance, Assurance qualité etc…) et les équipes commerciales pour fournir aux clients de JAZZ Pharmaceuticals des prestations de haute qualité tout en favorisant l’amélioration continue.

    L’Assistant Service Clientèle est en relation quotidienne avec les collaborateurs du Service Clientèle France ainsi qu’avec ceux des autres entités, et assure au besoin un soutien ou un remplacement quand cela est nécessaire, pour la France, la Belgique, le Portugal et l’Espagne ou pour tout autres pays sur lequel il aura reçu une formation adéquate.

    Fonctions principales

    Gestion des commandes :

    • Réceptionne et vérifie les documents requis et nécessaires pour l’envoi des produits.
    • Gère les commandes clients et coordonne les actions entre le dépositaire, le transitaire, les instances douanières et les clients afin de s’assurer que les livraisons soient effectuées dans les conditions de température adéquates et dans les délais requis.
    • Prépare les certificats et les formalités administratives nécessaires à l’expédition des produits.
    • Assure la concordance entre les bons de commandes et les accords commerciaux en cours.
    • S’assure que chaque expédition est gérée conformément aux procédures internes de Jazz Pharmaceuticals ainsi qu’aux exigences pharmaceutiques et règlementaires locales.
    • Vérifie la traçabilité du produit dans le système informatique.
    • S’assure de la véracité des prix facturés conformément aux accords/contrats en cours.
    • Traite les Crédits Documentaires et prépare les documents de façon à minimiser les écarts potentiels.  
    • Travaille en étroite collaboration avec les managers, l’équipe logistique et les dépositaires afin d’éviter ou minimiser toutes ruptures produits éventuelles.
    • A la capacité d’agir en urgence pour régler des problèmes logistiques liés à l’exportation des commandes dans les meilleurs délais.
    • Répond aux demandes des clients de façon opportune et efficace.
    • Gère dans les délais impartis, les déviations et les réclamations clients.
    • Maintient les procédures du Service Clientèle à jour.
    • Sait optimiser les expéditions quand cela est possible afin de réduire les coûts de transport.

    Focus clients :

    • Intervient comme premier interlocuteur pour tous les appels clients entrants.
    • Développe et renforce la relation client et s’assure d’avoir une bonne compréhension de leur environnement et de leurs besoins.
    • Développe une étroite collaboration avec les équipes commerciales et interagit de manière proactive avec les clients afin de répondre à leurs attentes et faire remonter de nouveaux besoins.
    • Assurer un haut niveau de qualité et de satisfaction vis-à-vis des clients internes et externes.
    • A pour objectif de résoudre toutes problématiques clients de la manière la plus rapide et efficace possible en associant d’autres collaborateurs si besoin.
    • Participe et renforce l’image de Jazz Pharmaceuticals en tant que partenaire pharmaceutique éthique, fiable, et engagé auprès de ses patients.
    • Prend contact avec les hôpitaux ou les autorités locales compétentes afin d’assurer la gestion des offres de prix, marchés ou contrats en toute conformité.

    Rapports de ventes et soutien Marketing :

    • Fournit des rapports de ventes aux équipes commerciales si besoin.
    • Contribue aux efforts des équipes Commerciales et Marketing en aidant à identifier des clients potentiels et de nouvelles opportunités commerciales.
    • Assiste les équipes et responsables de ventes dans certaines missions et analyses ponctuelles.

    Missions additionnelles :

    • Epaule le responsable et les collaborateurs du Service Clientèle, en assurant une aide ou un remplacement/back-up en cas d’absence.
    • Fournit un soutien et une assistance dans les opérations commerciales, marketing et médicales demandées.
    • Assure un suivi des stocks avec le service Supply Chain et aide à gèrer de manière proactive les problèmes d’approvisionnement.
    • Travaille en collaboration avec le service Finance pour le suivi des clients débiteurs.
    • Doit se conformer aux exigences de la Société en terme de procédures internes et de compliance.
    • Peut être amené à effectuer occasionnellement des déplacements en métropole et à l’étranger.

    Compétences, connaissances et qualités requises

    • Forte connaissance des procédures Export et des documents associés.
    • Bonne compréhension des réglementations douanières.
    • Expérience en crédits documentaires.
    • Expérience en gestion des expéditions de produits à température contrôlée.
    • A déjà travaillé dans un environnement pharmaceutique.
    • Présente d’excellentes qualités d’adaptation et de communication.

    Compétences comportementales

    • Respecte et partage les valeurs de l’entreprise.
    • Sait travailler en équipe cross-fonctionnelles et multiculturelles.
    • A la capacité de travailler avec des dead-lines serrées et dans un contexte d’urgence patient.
    • Est fortement motivé et enthousiaste avec un important focus clients et patients.

    Formation et diplômes requis/souhaités

    • Diplôme de niveau Licence ou master souhaité.

    Divers

    • Maîtrise de l’informatique et notamment Microsoft Office (Word, PowerPoint,Excel, project).
    • Parle couramment (oral et écrit professionnel) l’anglais.
    • L’espagnol et autres langues sont également souhaitées.

    Cette fiche de poste résume les principales fonctions, responsabilités et/ou caractéristiques du poste, toutefois son contenu ne peut être exhaustif

    Cette définition du poste pourra être révisée en fonction de l’évolution du marché, des attentes et/ou des exigences du métier.

    Il est entendu que d’autres fonctions/tâches peuvent être assignées à l’employé pour répondre aux nécessités du poste.

    Cette fiche de poste n’a pas valeur de contrat de travail et ne saurait modifier le statut des employés dans ce poste.

    The CS Associate will work closely with the other CS associates and the Customer Service Manager to deliver on the agreed business/customer service activities across the assigned markets. This will include order management, invoicing, deviations and complaints management, price verification, stock accuracy/traceability in the system. This will be done in compliance with Jazz SOP and internal procedures. The CS associate will provide customer sales service both reactively & proactively to Jazz Pharma’s internal and external customers.

    In addition there will be close cooperation with the CS Associate of the other entities to provide support or back-up when required. 

    The CS associate will coordinate with the others Jazz Pharma’s departments (Supply Chain, Finance, QA etc.) and Sales force teams to ensure a high standard of customers’ satisfaction while driving continuous amelioration projects.

    The CS Associate will work in collaboration with the other CS Associates and will provide a help or back-up if/when necessary for the different countries including but not limited to France, Belgium, Portugal and Spain or any country for which he had received an adequate training.

    Essential Job Functions:

    Job Responsibilities and Requirements:

    Coordinate Sales orders

    • Request and check the required documentation needed to dispatch the product
    • Processing orders and coordinate the actions between warehouse, freight forwarder, customs representatives and customers to make sure that the orders are dispatched in the appropriate temperature conditions and in due time.
    • Prepare certificates and paperwork to accompany orders
    • Ensure consistency between the orders and the trade agreements/contracts.
    • Handle letter of credit and prepare the documents in order to minimize any potential discrepancies.
    • Make sure that every shipment is compliant with our internal policies or any pharmaceutical local requirements.
    • Ensure the product traceability in our informatics system.
    • Work closely with managers, supply chain team and warehouse to avoid or minimize any potential shortages.
    • Act with urgency to resolve logistical problems with Region 1 orders on a timely basis.
    • Respond to customer enquiries in a timely and effective way.
    • Manage in due time deviations or non-conformity files.
    • Keep CS procedures updated.
    • Optimize shipments when possible to reduce transport costs

    Focus on Customers 

    • Act as first port of call for all incoming customer calls.
    • Develop and strengthen relationships with customers/buyers, gain a good understanding of the customer environment & needs.
    • Develop strong relationships with Jazz Pharma sales teams to work together and proactively interact with customers to support their needs and ensure that sales opportunities are optimized.
    • Aim to resolve any potential customer issues in as quick and efficient way as possible, drawing in help from other colleagues as needed.
    • Reinforce and maintain the image of the company as an ethical pharmaceutical company.
    • Liaise with hospitals and or Govt. departments to ensure participation in all contracts and tenders for our products, coordinate completion of tenders and contracts. 

    Sales Reporting & Market Support

    • Provide Sales reports/feed-backs if required.
    • Input to Sales & Marketing efforts to highlight & identify any potential customer and business opportunities.
    • Assist Business Managers and Sales Teams with ad-hoc sales information and analyses.

    Additional Business Support

    • Support CS Associates for other countries.
    • Provide support and assistance to the sales, marketing and medical operations as required.
    • Maintain the stock and supply situation and proactively manage any supply issues as and when they arise.
    • Maintain information on debtors and alerting finance for follow up.
    • Compliance with company approval and compliance processes.
    • May be required to travel to other countries from time to time.

    Required Knowledge, Skills, and Abilities

    Candidates will need the following attributes and experience:

    • License and Bachelor’s Degree or equivalent.
    • Export procedures and required paperwork.
    • Good understanding on customs environment & requirements.
    • Experience in Letter of credit management
    • Previous experience on temperature controlled shipments.
    • Has already worked in a pharmaceutical environment.
    • Strong interpersonal and communication skills

    • Respect and share the values of Jazz Pharmaceuticals.
    • Ability to work with a cross-functional and multi-cultural teams
    • Ability to work well and deliver under pressure
    • Highly motivated, enthusiastic and customers and patients oriented

    • Must be proficient with MS Office
    • Excellent spoken/written English skills are essential
    • Spanish and other languages helpful.

    Jazz Pharmaceuticals is an Equal Opportunity Employer

    Jazz Pharmaceuticals is an Equal Opportunity Employer.

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